Pri troche zveličenia môžeme povedať, že faktúra je vizitkou každého podnikateľa. Je to totiž doklad, ktorý uvidí prakticky každý váš zákazník. Napriek tomu veľa živnostníkov a podnikateľov jeho podobu podceňuje a klientov odbije pár riadkami „načmáranými“ vo Worde. Vytvoriť profesionálnu faktúru je pritom otázkou niekoľkých sekúnd – a navyše to ide aj zadarmo!
Nezáleží na tom, či si živnosťou privyrábate popri práci či štúdiu, alebo sa podnikaniu venujete naplno. Povinnosť vystaviť faktúru má každý, kto klientom dodáva tovar alebo služby.
Čo musí faktúra obsahovať
Skôr ako sa do faktúr pustíte, musíte vedieť, čo všetko na nich uviesť. Líši sa to podľa toho, či ste platiteľom alebo neplatiteľom DPH a či vediete účtovníctvo.
Ak s podnikaním ešte len začínate, budete pravdepodobne neplatiteľom DPH (ak sa k DPH dobrovoľne neprihlásite). V tom prípade musí faktúra obsahovať:
- vaše meno a priezvisko (v prípade SZČO),
- názov firmy (v prípade s. r. o.),
- sídlo firmy alebo fyzickej osoby (fakturačná adresa),
- IČO,
- označenie registra, v ktorom ste ako podnikatelia zapísaní spolu s číslom zápisu (obchodný register, živnostenský register a pod.).
V prípade, že vediete účtovníctvo, musíte pridať aj:
- údaje o odberateľovi (rovnaké ako údaje o dodávateľovi uvedené vyššie),
- slovné a číselné označenie faktúry (napríklad Faktúra 20240015),
- popis dodaného tovaru alebo služby,
- fakturovanú sumu – celkovo alebo podrobne (cena za mernú jednotku a označenie množstva)
- a dátum vystavenia faktúry a dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je rovnaký ako dátum vystavenia faktúry.
Aj keď je to nepovinné, odporúčame uviesť ešte:
- informáciu, že nie ste platiteľom DPH.
Faktúra platiteľa DPH
Ako platiteľ DPH k vyššie uvedeným údajom pridajte ešte:
- identifikačné číslo DPH dodávateľa (ak je odberateľ tiež platiteľom DPH, tak aj jeho IČ DPH),
- poradové číslo faktúry,
- dátum vystavenia faktúry,
- v prípade, že sa líši od dátumu vystavenia dokladu, uveďte deň uskutočnenia zdaniteľného plnenia – vo väčšine prípadov to je deň dodania tovaru alebo služby, či prijatia platby,
- rozsah a druh dodávanej služby alebo množstvo a druh dodávaného výrobku,
- základ dane,
- sadzbu dane
- a výšku dane v eurách.
Ako vystaviť faktúru
Keď už viete, čo na faktúre bude, pusťte sa do prípravy tohto účtovného dokladu. Možností máte niekoľko.
Faktúru môžete vystaviť:
- ručne napísaním na papier – táto možnosť je síce stále platná a prijateľná, v praxi sa však takmer nepoužíva;
- vo Worde alebo podobnom programe – stačí do prázdneho dokumentu vypísať všetky potrebné údaje, alebo si vytvoriť šablónu, ktorú budete používať – musíte však dať pozor na jej aktuálnosť;
- v účtovnom programe – zvyčajne ho používajú firmy, ktoré vedú podvojné účtovníctvo, evidujú sklad alebo riešia mzdy zamestnancov;
- v online fakturačnej službe – obľúbené riešenie pre živnostníkov a podnikateľov, ktorí nepotrebujú riešiť celú účtovnú agendu.
Ako vytvoriť profesionálnu faktúru
Ak chcete pred klientmi pôsobiť naozaj ako profíci, musí vaša faktúra aj profesionálne vyzerať. A márna sláva – na to vám len ceruzka a papier nestačia. No a v dnešnej dobe nie je dostatočný ani Word.
Nielen, že má mnoho vzhľadových obmedzení, ale práca s ním je pomerne zdĺhavá a komplikovaná. Všetky údaje totiž musíte vyplniť ručne. Preto je väčšie riziko, že sa pomýlite.
V súčasnosti je navyše na faktúrach štandardom platba prostredníctvom QR kódu. A generovať zvlášť platobný kód, následne ho sťahovať a nahrávať do Wordu je zbytočne zložité. A to nehovoríme o situácii, kedy do dokumentu omylom nahráte kód určený pro iného klienta…
Ideálne je použiť špeciálne programy – teda účtovný softvér alebo online fakturačnú službu.
Zaručí vám profesionálny vzhľad a vďaka prepojeniu s rôznymi registrami doplní väčšinu údajov na doklady automaticky.
Profesionálna faktúra zadarmo? Online!
Zároveň však musíme povedať, že účtovný softvér je pomerne robustný program. Ak teda potrebujete riešiť len faktúry, je to ako ísť s kanónom na vrabce.
Navyše býva často platený.
Najlepšie je preto siahnuť po online fakturačnej službe, akou je napríklad iDoklad. Veľa údajov doplní na faktúry automaticky, pridá na ne aj QR kód a vzhľad faktúr si navyše môžete sami prispôsobiť.
V základnej verzii pritom umožňuje vystavovanie faktúr zadarmo. V prípade, že máte do 5 stálych odberateľov, môžete im zdarma vystaviť neobmedzený počet faktúr.
A pretože je dostupný online, môžete fakturovať kedykoľvek a odkiaľkoľvek.
Komentáre
